Curasoft Demo

Hilfe & Betriebsanweisung

Stand: 19.06.2026
Schnellzugriff
Demo-Zugriff
Admin-Ansicht: volle Verwaltung, Abrechnung, Stammdaten  ·  Pflege-Ansicht: Einsätze, Vor-Ort, Rapporte
▶ Geführte Abläufe — Scripts Schritt-für-Schritt-Checklisten für alle kritischen Prozesse
📋 Neuer Klient aufnehmen Vom Erstkontakt bis zum ersten Einsatz
0 / 8 ▼
🚪 Klient verlässt Spitex Austritt, Spital, Pflegeheim, Todesfall
0 / 6 ▼
👩‍⚕️ Neue Mitarbeiterin einrichten Stammdaten bis erster Einsatz
0 / 6 ▼
🏖 Mitarbeiter krank / Ferien Alle Einsätze auf Vertretung umbuchen
0 / 4 ▼
📆 Monatsabschluss Kontrolle, Rechnungslauf, Versand
0 / 7 ▼
📄 Ärztliche Verordnung erneuern Ablaufende oder abgelaufene Verordnung
0 / 5 ▼
👪 Angehörigenpflege einrichten Familienmitglied als Pflegeperson anstellen
0 / 7 ▼
💰 Monatliche Lohnabrechnung Stundennachweis für alle Mitarbeitenden
0 / 5 ▼
📅 Einsatz erfassen Einzelner oder wiederkehrender Einsatz
0 / 6 ▼
📋 Monatsrapportierung & Rapportblatt Das zentrale Werkzeug für Monatsübersicht, Korrekturen und Dokumentation
0 / 5 ▼
🔄 Einsatzserie einrichten Wiederkehrende Einsätze automatisch generieren lassen
0 / 5 ▼
Kapitel 1 — Einloggen
MethodeFür wenAufwand
Link per E-MailAlleKein Passwort — empfohlen
Face ID / FingerabdruckiPhone, AndroidEinmalige Einrichtung
PasswortAlleKlassisch
1.1 Link per E-Mail (empfohlen)
  1. Login-Seite öffnen → Tab „Link per E-Mail" ist vorausgewählt
  2. E-Mail-Adresse eingeben
  3. „Login-Link senden" klicken
  4. E-Mail öffnen → auf den Link klicken → eingeloggt
Der Link ist 15 Minuten gültig.
1.2 Face ID einrichten (einmalig)
  1. Normal einloggen (Magic Link oder Passwort)
  2. Oben rechts → Profil öffnen
  3. „+ Passkey registrieren" tippen
  4. Dialog: „In Passwörter sichern" wählen (nicht Authenticator!)
  5. „Passkey hinzufügen" → Face ID bestätigen → fertig

Ab sofort: Login-Seite → Tab „Face ID" → Face ID → eingeloggt

1.3 App als Icon auf dem Homescreen

iPhone (Safari): Teilen-Symbol → „Zum Home-Bildschirm" → Hinzufügen

Android (Chrome): Menü → „Zum Startbildschirm hinzufügen"

1.4 Probleme
ProblemLösung
Face ID zeigt „Authenticator"iOS Einstellungen → Passwörter → AutoFill → „Passwörter (Passkeys)" aktivieren
Magic Link kommt nicht anSpam-Ordner prüfen oder Admin fragen
„Zu viele Versuche"15 Minuten warten
Passwort vergessenMagic Link verwenden — kein Passwort nötig
Kapitel 2 — Tagesablauf Admin
Morgens: Prüfen
Einsätze werden automatisch durch Serien generiert — kein manuelles Anlegen nötig. Einfach prüfen was bereits da ist.
  1. Dashboard → Einsätze heute prüfen — alle von Serien automatisch generiert
  2. Touren → prüfen, bei Bedarf Route optimieren oder Einsätze umordnen
  3. Ausnahmen (Einzel-Termin): Kalender → Doppelklick auf leere Zelle — nur für echte Einzel-Termine ausserhalb der Serie
Abends: Nachkontrolle
  • Rapporte → Zwischenfälle (rotes Badge)
  • Touren → Orange = zu spät; kein Check-in = nachfragen
  • Dashboard → Stat-Chips: offene Einsätze, fehlende Checkouts
Kapitel 3 — Neuer Patient

→ Vollständiger Ablauf: ▶ Script «Neuer Klient aufnehmen» oben

  1. Klienten → „+ Neuer Klient"
  2. Pflichtfelder: Vorname, Nachname, Region (Kanton)
  3. Danach ergänzen: Adresse, Krankenkasse, Arzt, Ärztliche Verordnung
  4. Einsatzserie anlegen: Klient-Detail → Sektion «Serien» → «+ Neue Serie»
Kapitel 4 — Neuer Mitarbeiter

→ Vollständiger Ablauf: ▶ Script «Neue Mitarbeiterin einrichten» oben

  1. Mitarbeiter → „+ Neuer Mitarbeiter"
  2. E-Mail, Rolle (Pflege / Buchhaltung / Admin) eingeben
  3. Einladungs-Mail wird automatisch verschickt (48h gültig)
  4. Mitarbeiter setzt Passwort über Link in der Mail
  5. Im Mitarbeiter-Detail: Qualifikationen + Klienten-Zuweisung ergänzen
Kapitel 5 — Rapport schreiben (Pflege)
  1. Rapporte → „+ Neuer Rapport"
  2. Klient wählen, Typ (Verlaufsbericht / Zwischenfall / Medikament usw.)
  3. Bericht schreiben — drei Möglichkeiten:
MethodeSo geht'sGeeignet für
Direkt tippenText im Bericht-Feld eingebenKurze Einträge
Diktieren in Bericht🎙 „Direkt in Bericht diktieren" antippen → sprechen → StopSchnelle Bericht-Erfassung
KI Bericht schreibenStichworte oben diktieren oder tippen (in beliebiger Sprache) → „✨ KI Bericht schreiben" klickenAusformulierter deutscher Bericht — egal in welcher Sprache diktiert wurde
Das Diktat funktioniert nur in Chrome, Edge oder Safari — nicht in Firefox.
  1. Vertraulich-Häkchen setzen wenn nötig → Speichern
PDF-Export
SchaltflächeWoZweck
PDF Rapport-Detail (oben rechts) oder Rapport-Liste (Zeile) Einzelnen Rapport als PDF — für Ablage oder Weiterleitung
📄 Sammel-PDF Rapporte-Liste (oben rechts, neben Filter) Alle gefilterten Rapporte in einem PDF — ideal für Arztberichte oder KK-Anfragen. Filter: Klient + Zeitraum + Typ
Beim Sammel-PDF werden nur die Rapporte exportiert, die der aktuelle Filter anzeigt — Klient und/oder Zeitraum vor dem Klick setzen.
Kapitel 6 — Rechnungen / Auswertung
Auswertung obenWas es zeigt
Entwürfe / Gesendet / Bezahlt / StorniertAnzahl und Gesamtbetrag pro Status — Klick filtert die Liste direkt
↓ Auswertung CSVAktuelle gefilterte Liste als CSV — für Excel / Buchhaltungssystem
↓ Auswertung PDFAktuelle gefilterte Liste als PDF — für Ablage oder Übergabe
  1. Rechnungen → „+ Neue Rechnung"
  2. Klient wählen → Leistungsperiode (Von–Bis)
  3. Einsätze werden automatisch einbezogen
  4. Tarife bei Bedarf anpassen (nur im Status „Entwurf")
  5. Rechnung versenden → Status auf „Gesendet" setzen
Export-Optionen
SchaltflächeZweckFormat
📋 XMLElektronische Abrechnung an Krankenkasse (MediData)XML 450.100 (Schweizer Standard)
📄 PDFDruckbare Rechnung für Klient oder AblagePDF, A4
→ BexioRechnung in Bexio-Buchhaltung übertragenNur wenn Bexio konfiguriert
✓ Bexio bezahlt?Zahlungsstatus von Bexio abrufenErscheint nach Bexio-Sync
Die Tarife in der Rechnung sind eingefroren — Tarifänderungen betreffen nur neue Rechnungen.
Kapitel 6b — Rechnungslauf (Monatliche Sammelabrechnung)

→ Vollständiger Ablauf: ▶ Script «Monatsabschluss» oben

  1. Rechnungsläufe → „+ Neuer Lauf"
  2. Periode wählen (Von–Bis) → Vorschau zeigt alle Klienten mit Einsätzen
  3. Klienten abwählen die nicht abgerechnet werden sollen → „Lauf erstellen"
  4. Im Lauf-Detail: Rechnungen versenden (Email / Post / XML an KK)
Buttons im Lauf-Detail
SchaltflächeWas passiert
Email versenden (N)PDF-Rechnung per Mail an N Klienten mit hinterlegter E-Mail
Sammel-PDF (N)Alle Post-Rechnungen in einem PDF → drucken / per Post versenden
PDF-ZIPAlle PDFs als ZIP herunterladen (Archivierung)
✓ Post-Versand bestätigenPost-Rechnungen auf «Gesendet» setzen — nach dem Ausdrucken
XML-ZIPAlle KVG-Dateien (XML 450.100) als ZIP für MediData
MediData UploadDirekt-Übertragung an KK via MediData (nur Tiers payant + MediData konfiguriert)
✓ XML-Versand bestätigenKVG-Rechnungen als versendet markieren
Gemeinde Sammel-PDFRestfinanzierungsrechnungen für Gemeinden (nur Tiers payant)
Bexio AbgleichZahlungsstatus aller Rechnungen von Bexio abrufen
↺ WiederholenLauf stornieren und gleiche Periode neu erstellen
StornierenAlle Rechnungen löschen, Einsätze zurück auf «unverrechnet» — nur möglich solange nichts versendet
Solange keine Rechnung im Status «Gesendet» oder «Bezahlt» ist, kann der ganze Lauf storniert werden.
Inhalt der Rechnungs-PDFs
SeiteInhaltWann
1Rechnung (Betrag, Klient, Periode, QR-Zahlschein)Immer
2Berechnungs-Beilage (Tarife, KK-Anteil, Eigenanteil)Tiers payant
3Leistungsnachweis / Tagesrapport — alle Einsätze mit Datum, Zeit, Min, Leistungsart, Mitarbeiter + MonatssummaryImmer
Rapportierung — Büro-Modus (ohne App-Check-in)

→ Vollständiger Ablauf: ▶ Script «Monatsrapportierung erfassen» oben

Die Rapportierung ist der Erfassungsweg für Spitex-Organisationen die ohne App-Einsatz arbeiten. Admin füllt monatlich ein Raster aus — Zeilen sind Leistungstypen, Spalten sind Tage 1–31, Zellen enthalten Minuten.

Farbe / AnzeigeBedeutungAktion
Zahl (blau)App-Einsatz vorhanden (Check-in/out)Klick → Popup zum Korrigieren
Grünes Eingabefeld mit ZahlRapportierung gespeichertDirekt bearbeiten
Leeres EingabefeldNoch nicht erfasstMinuten eintragen
Orange ● (blinkend)App-Einsatz aktiv — Mitarbeiter noch vor OrtKlick → Checkout-Zeit eintragen
Wichtige Hinweise
  • Rapportierungs-Einsätze werden beim Rechnungslauf automatisch einbezogen — kein spezieller Filter nötig
  • Die Tagessummen pro Leistungsart erscheinen als weisse Zahl im blauen Leistungsart-Header
  • Korrekturen an App-Einsätzen werden mit Zeitstempel in der History protokolliert (ℹ-Button)
  • URL: Klient-Detail → Einsätze → «Rapportierung»-Button
Kapitel 7 — Häufige Fragen
Einsatz falsch zugewiesen?
Einsätze → Einsatz öffnen → Bearbeiten → Mitarbeiter ändern
Tour-Einsatz entfernen?
Touren → Tour-Detail → × beim Einsatz klicken
Klient abwesend (Spital)?
Einsätze für diesen Zeitraum stornieren oder nicht anlegen
MA krank / Ferien?
Betrieb → Ferienvertretung — alle Einsätze mit einem Klick umbuchen
Rechnung ist in Bexio bezahlt, aber in Spitex noch «Gesendet»?
Rechnung öffnen → „✓ Bexio bezahlt?" klicken
Rechnung wurde doppelt erstellt?
Den neueren Eintrag öffnen → «Stornieren»
Rechnungslauf zeigt Klient nicht in der Vorschau?
Mögliche Gründe: keine abgeschlossenen Einsätze (kein Check-out), alle Einsätze bereits verrechnet, oder der Klient ist inaktiv
Serie beenden oder pausieren?
Klient → Serien → Serie öffnen → «Serie beenden» — stoppt die Serie, zukünftige Einsätze werden gelöscht. Zum Neustart: «Serie neu starten».
Serien können nicht gelöscht werden, nur inaktiviert — die Serie bleibt als Historie erhalten.
Zeiten oder Wochentage geändert? Alte Serie inaktivieren → neue Serie mit den neuen Zeiten erfassen.
KI schreibt Bericht auf Französisch / Serbisch / Englisch?
Die KI schreibt den Bericht immer auf Deutsch — egal in welcher Sprache diktiert wurde. Einfach lossprechen.
Wer hat was geändert?
Audit-Log → vollständige Protokollierung aller Aktionen mit Benutzer, Datum und Änderungsdetails. Filter nach IP-Adresse möglich — hilfreich bei Fragen zu nicht-autorisierten Zugriffen
Kapitel 8 — Audit-Log & Datenschutz
Was ist der Audit-Log?
Das Audit-Log protokolliert automatisch alle sicherheitsrelevanten Aktionen: wer hat wann was geändert — mit IP-Adresse, Zeitstempel und den genauen Vorher/Nachher-Werten. Nur Admins haben Zugriff.
Was wird protokolliert?
  • Login / Logout — jede Anmeldung und Abmeldung mit IP-Adresse
  • Check-in / Check-out — Anwesenheit der Pflegeperson beim Klienten
  • Klienten — erstellt, geändert, gelöscht
  • Rechnungen & Rechnungsläufe — alle Statusänderungen, Stornierungen
  • Mitarbeitende — erstellt, geändert, gelöscht
  • Stammdaten — Leistungsarten, Krankenkassen, Regionen, Tagespauschalen
Gesetzliche Grundlage & Spitex-Auflagen
  • nDSG (Schweizer Datenschutzgesetz) — Protokollierungspflicht bei besonders schützenswerten Personendaten (= Gesundheitsdaten)
  • KVG / KVV — Abrechnungsunterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden
  • KLV Art. 7 — jede erbrachte Leistung muss dokumentiert sein: was wurde getan, von wem, wann, wie lange. Grundlage für die Krankenkassen-Abrechnung und Prüfungen durch santésuisse
  • Santésuisse-Vertrag — bei Tiers payant: lückenlose Dokumentation als Voraussetzung für die Direktabrechnung mit der KK
  • Kantonale Pflegegesetze — je nach Kanton zusätzliche Anforderungen an Pflegedokumentation und Qualitätsnachweise
Das Audit-Log und alle Abrechnungsunterlagen werden 10 Jahre aufbewahrt und nicht automatisch gelöscht.
Filter sinnvoll nutzen
  • Benutzer — alle Aktionen einer bestimmten Person nachverfolgen
  • Aktion — z.B. nur «geloescht» filtern um zu sehen was entfernt wurde
  • IP-Adresse — verdächtige Zugriffe einer bestimmten IP prüfen
  • Von / Bis — Zeitraum eingrenzen, z.B. für eine Kontrolle nach einem Vorfall
Auf den ⋯-Button klicken um die genauen Vorher/Nachher-Werte einer Änderung zu sehen.
Verdacht auf unautorisierten Zugriff — was tun?
  1. Audit-Log → nach verdächtiger IP oder unbekanntem Benutzer filtern
  2. Betroffenen Mitarbeiter-Account sofort unter Mitarbeitende → Bearbeiten → Passwort zurücksetzen
  3. Vorfall dokumentieren (Datum, betroffene Daten, Anzahl Personen)
  4. Bei Verletzung von Personendaten: Meldung an den EDÖB (Eidg. Datenschutzbeauftragter) innert 72 Stunden — Pflicht gemäss nDSG Art. 24
Kapitel 9 — Dokumente, Diagnosen, Vitalzeichen & KI-Assistent
Sicherheit & Zugriffsrollen

Jede Mitarbeitende erhält eine Rolle — damit sieht sie nur was sie braucht. Keine Rolle hat Zugriff auf Daten anderer Organisationen.

Rolle Zugriff
Admin Alles — Patienten, Einsätze, Abrechnung, Mitarbeitende, Stammdaten, Audit-Log
Pflege Patienten, Einsätze, Vor-Ort, Rapporte, Touren, Kalender, Chat — keine Abrechnung, keine Stammdaten
Buchhaltung Rechnungen, Rechnungsläufe, Tagespauschalen — keine Patientendaten, keine Mitarbeitenden
  • Datentrennung: Jede Organisation hat eine eigene Datenbank — kein Zugriff auf Daten anderer Organisationen möglich
  • Einladung per E-Mail: Neue Mitarbeitende erhalten einen Einladungslink (48h gültig) — kein Admin setzt das Passwort
  • Vertrauliche Dokumente & Rapporte: Können als vertraulich markiert werden — nur Admin sieht sie
  • Audit-Log: Alle Änderungen an Patientendaten werden protokolliert (siehe Kapitel 8)
  • nDSG-konform: Protokollierungspflicht bei Gesundheitsdaten erfüllt, 10 Jahre Aufbewahrung
Dokumente beim Patienten

Beim jedem Patienten können beliebige Dokumente hinterlegt werden — Pflegeplanung, Arztzeugnis, Vertrag, Berichte, Vollmacht und mehr. Die Dokumente sind kategorisiert und jederzeit abrufbar.

  • Patient öffnen → Abschnitt «Dokumente» → «+ Dokument hochladen»
  • Typ wählen (Pflegeplanung, Arztzeugnis, Bericht usw.)
  • Vertraulich-Markierung möglich — nur Admin sieht vertrauliche Dokumente
  • PDF, Word, Bilder — alle gängigen Formate
Medizinische Dokumentation

Beim Patienten öffnen → Abschnitt «Medizinisch». Dort sind vier Bereiche:

Pflegebedarf / Einstufungen
  • Instrument wählen: BESA, RAI-HC, IBM oder Manuell
  • Stufe und Einstufungsdatum erfassen, nächste Prüfung vormerken, Punkte optional
  • Die gesamte Einstufungs-Historie bleibt erhalten — jede Änderung wird als neuer Eintrag gespeichert
Diagnosen (ICD-10)
  • Mehrere Diagnosen pro Patient möglich (Haupt- und Nebendiagnosen)
  • ICD-10 Code + Bezeichnung + Datum + zuständiger Arzt
Ärztliche Verordnungen
  • Verordnungen pro Leistungsart mit Gültigkeitsdatum erfassen
  • Für Behandlungspflege (KK-Abrechnung) zwingend erforderlich
Behandelnde Ärzte
  • Mehrere Ärzte pro Patient (behandelnder, einweisender, konsultierender)
  • Werden bei ärztlichen Verordnungen und Rechnungen verwendet
Vitalzeichen erfassen

Im Vor-Ort-Modus beim Einsatz können Vitalzeichen als Tätigkeit mit Zeit erfasst werden (Puls, Blutdruck, Temperatur, Gewicht). Die Aktivität erscheint im Rapport des Einsatzes.

  • Einsatz öffnen → «Vor-Ort» → Kategorie «Untersuchung / Behandlung» → «Vitalzeichen»
  • Minuten erfassen → wird im Rapport ausgewiesen
KI-Assistent

Der KI-Assistent hilft beim Schreiben von Rapporttexten — direkt im Einsatz oder beim Rapport erfassen. Er schreibt in der Sprache des Benutzers (Deutsch, Französisch, Italienisch).

  • Rapport schreiben → «KI-Vorschlag» Button → Text wird automatisch generiert
  • Vorschlag kann frei bearbeitet werden bevor er gespeichert wird
  • Kein Vorschlag gefällt? Einfach nochmals generieren oder manuell schreiben